Item Features
Primera Iglesia Metodista Unida de San Diego – Descripción del trabajo
Título del puesto: Asistente Administrativo para Ministerios de Música
Depende de: Director de Actividades Corales hasta que se contrate al Director de Ministerios Musicales
Horario: 10-15 horas semanales
Los solicitantes deben enviar un currículum vitae e información de contacto de dos referencias a Brian Lustig, Director de Actividades Corales, a blustig@fumcsd.org. Puesto abierto hasta que se cubra.
Resumen del puesto:
El Asistente Administrativo de los Ministerios de Música proporciona una amplia gama de apoyo a los programas de música de la Primera Iglesia que incluye el mantenimiento de la biblioteca musical y el inventario, el apoyo a los coros de adultos, la coral de obras maestras y los conciertos de la coral. Este puesto también es responsable del reconocimiento de donantes y de ayudar al Director de Ministerios Musicales con diversas tareas administrativas relacionadas con ingresos en efectivo, solicitudes de cheques y pedidos de suministros.
Funciones esenciales:
- Biblioteca Musical y Mantenimiento de Inventario
o Encargar himnos y partituras de concierto
o Alquilar partes instrumentales cuando sea necesario; distribuirlas y cobrarlas a los instrumentistas
o Mantén actualizada la base de datos digital de toda la música; introduce las fechas en las que se utilizan los himnos para el servicio dominical
o Fotocopia música (con permiso o sin derechos de autor) cuando sea necesario
- Apoyo administrativo a los coros de adultos (Coro del Coro; Cantores del Jubileo; Coro de Cámara; Coro de Campanillas; Coro de Verano)
o Mantener una lista actualizada y una lista de correo electrónico de los miembros del coro
o Comunícate con el coro por correo electrónico; publica regularmente un calendario de eventos que incluya ensayos especiales, servicios extraordinarios y conciertos
- Apoyo administrativo a la Coral de Obras Maestras y a los Conciertos de la Coral o Mantener grupos de correo electrónico para los miembros activos del CMM; los miembros inactivos del CMM; los cantantes de conciertos del Coro del Presbiterio
o Comunicación con los coristas
- Enviar una invitación a los miembros Activos e Inactivos al principio de cada trimestre de otoño o primavera: incluyendo un ensayo
horario, instrucciones de inscripción y repertorio
- Envía correos electrónicos periódicamente a una lista actualizada durante el periodo de conciertos: información sobre ensayos en línea, información específica sobre conciertos, etc.
o Configurar la inscripción en línea del CMM en Realm; componer una lista de inscritos con la parte de voz y el estado de pago
o Asistir al registro de entrada en el primer ensayo: recoger los cheques de la cuota de inscripción y de la música para los que no hayan pagado en línea; depositar el dinero en la oficina de finanzas de la iglesia.
o Mantener la asistencia de los cantantes del CMM a los ensayos en las hojas de asistencia; ponerse en contacto con los que tengan ausencias inexplicadas; mantener una lista actualizada.
o Presentar una lista definitiva de cantantes al Director de Actividades Corales para la asignación de asientos en el concierto
- Apoyo administrativo al Comité de Actos Culturales
o Preparar los materiales impresos del programa del concierto (libreto, lista de músicos, etc.) y trabajar con el departamento de Comunicaciones; corregir las pruebas.
o Mantener y actualizar la lista de Mecenas de Eventos Culturales
- Apoyo administrativo para los cantos de verano en el mes de julio
- Responder a las consultas por teléfono o correo electrónico
- Rellena y envía formularios: solicitudes de cheques, depósitos internos, órdenes de compra, solicitudes de salas/eventos; archiva los gastos de las tarjetas de crédito.
- Otras tareas asignadas
Requisitos:
- Licenciatura o equivalente (preferiblemente en un campo relacionado con la música, pero no es obligatorio)
- Conocimiento práctico de la notación musical
- Competencia en la redacción y edición de correspondencia para corregir la gramática, la ortografía y la puntuación.
- Capacidad de organización que incluya experiencia en el establecimiento y mantenimiento de un sistema de llenado
Conocimientos, habilidades, aptitudes y otras características:
- Habilidad para trabajar bien bajo presión y modelar una conducta profesional, un corazón de servidor y una actitud de «sí se puede». Sé un jugador de equipo y presta siempre servicio y ayuda.
- Gestionar las demandas contrapuestas y adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo. – Capacidad para comunicarse y empatizar con los miembros de la congregación; resolver eficazmente los problemas con herramientas de gestión de conflictos y negociación.
- Capacidad de aplicar el sentido común y el buen juicio para llevar a cabo las instrucciones facilitadas por escrito, oralmente o en forma de diagrama.
- Pasión por relacionarse con la gente utilizando la inteligencia relacional y organizativa necesaria para tener éxito en un entorno congregacional.
- Compromiso de crecimiento continuo en competencia cultural y desarrollo profesional.
- Conocimiento o voluntad de aprender la base de datos REALM y utilizar toda su funcionalidad para apoyar y mejorar el programa de participación de invitados en la Primera Iglesia.
- Competencias en MS Suite: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Realm y Zoom.
Funciones y relaciones:
- Proporcionar al Director de Ministerios Musicales información sobre los éxitos y obstáculos generales en el cumplimiento de metas y objetivos.
- Funciona de acuerdo con la Política de Santuarios Seguros de la FUMCSD.